Patrimonium neemt deel aan de Aedes benchmark, waarbij de corporaties data met elkaar kunnen vergelijken. De Aedes benchmark vergelijkt de corporaties op vijf prestatievelden. Vanuit de vergelijking zien we resultaten waar we trots op zijn en ook een aantal aandachtspunten.

Per 25 mei 2018 is de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. In 2018 is het AVG-beleid vastgesteld, met de benodigde processen, procedures en documenten. En binnen de organisatie is een functionaris gegevensbeheer benoemd. Hij zal o.a. zorgdragen voor het actueel blijven van alle zaken rondom de AVG. In 2019 is eenmaal een melding gemaakt van een datalek. Bij de inrichting van het nieuwe ERP-pakket zijn de richtlijnen vanuit de AVG-wetgeving gevolgd.

In het verslagjaar is hard gewerkt aan het beleidsplan voor de jaren 2020 – 2023. Het beleidsplan, dat als titel meekreeg 'Volop in beweging’, is in november goedgekeurd door de RvC. Het beleidsplan beschrijft de ambities die we willen bereiken om een professionele en betekenisvolle organisatie te zijn, waarin de klant centraal staat.

De 14 woningcorporaties die in het aardbevingsgebied van Noord Oost Groningen vallen, werken samen onder de naam C14. Gezamenlijk wordt er beleidsvraagstukken behandeld zoals waardedaling, versterkingsvraagstukken, schadeherstel, vervangende nieuwbouw. Ook wordt er met de overheidsinstanties zoals TCMG, NCG en de Aw regelmatig overlegd.

In 2018 is een start gemaakt met de verdere automatisering van de werkprocessen. In het vierde kwartaal van 2018 is besloten om hierin een grote stap te maken en is een selectietraject gestart voor de oriëntatie voor een nieuw ERP-pakket. Op basis van een programma van eisen vanuit de drie kamers zijn drie leveranciers gevraagd een aanbieding te doen. In 2019 heeft de implementatie van het nieuwe ERP-pakket plaatsgevonden en op 18 november is het pakket in gebruik genomen. In  2020 zal ook een klantportaal voor onze huurders in gebruik worden genomen.
Daarnaast is in het vierde kwartaal van 2018 een opzet gemaakt voor de vernieuwing van onze infrastructuur. Begin 2019 zijn onze servers geplaatst in een datacenter, medewerkers hebben de mogelijkheid om ook buiten ons kantoorpand te werken.

De organisatie beschikt over een integriteitscode en klokkenluidersregeling en beide zijn op onze website terug te vinden. Elke medewerker heeft een exemplaar van deze documenten in zijn bezit en heeft voor ontvangst van deze documenten getekend. Eind 2020 zullen weer dilemmatrainingen worden georganiseerd op afdelingsniveau; deze training is organisatiebreed in 2018 aan de orde geweest.

Samen met de ondernemingsraad hebben we een nieuwe externe vertrouwenspersoon voor onze medewerkers geworven en aangesteld. Dit om medewerkers te ondersteunen indien zij ondersteuning nodig hebben omdat zij zich bijvoorbeeld onveilig, ongemakkelijk voelen of advies nodig hebben. Het welzijn en welbevinden van onze medewerkers is belangrijk binnen onze organisatie.

Het jaar 2019 heeft voor de medewerkers in het teken gestaan van het verder invulling geven aan de nieuwe organisatiestructuur, de nieuwe/veranderde functie of het veranderde takenpakket. De plaats die een medewerker inneemt binnen de organisatie, de afdeling, de rol en verwachtingen en deze op elkaar afstemmen, vergt tijd. Ook komt hier een andere vorm van communicatie en afstemming bij kijken. Hieraan is invulling gegeven door regelmatig teamsessies te houden, personeelsbijeenkomsten te organiseren en met medewerkers diverse individuele gesprekken aan te gaan.

Het traject van organisatiewijziging, inclusief het sociaal plan, is geëvalueerd door de directeur-bestuurder en de vakbonden CNV en FNV. De vakbonden hebben, voorafgaand aan het gesprek met de bestuurder, in een bijeenkomst met medewerkers de organisatiewijziging geëvalueerd. Ook hebben zij de ondernemingsraad hierin betrokken. De organisatiewijziging is goed doorlopen en het sociaal plan is naar ieders tevredenheid afgerond.

Om onze medewerkers te faciliteren zijn diverse trainingen, cursussen en opleidingen aangeboden en gevolgd. Met name de training jaargesprekken heeft veel aandacht gekregen. Medewerkers stimuleren om verantwoordelijkheid te nemen, die hoort bij de functie en de ruimte te bieden (vanuit de organisatie) hoort daarbij. Eén medewerker is met een EVC-traject gestart om hiermee zijn loopbaanmogelijkheden te vergroten.

Afgelopen jaar hebben twee medewerkers afscheid genomen in verband met flex-pensioen en twee medewerkers hebben afscheid genomen om aan een nieuwe baan te beginnen. Daarnaast heeft één medewerker van Iederz afscheid van onze organisatie genomen nadat hij 45 jaar bij ons heeft gewerkt.

We hebben ook drie nieuwe medewerkers aangenomen. Deels ter vervanging van ontstane vacatures en deels nieuwe vacatures.

Ook hebben we in 2019 met onze collega’s verschillende jubilea gevierd. Twee collega’s waren 12.5 jaar in dienst en twee collega’s 40 jaar.

De formatie bestaat ultimo 2019 uit in totaal 50,5 fte.

De gemiddelde leeftijd per 31 december 2019 is 46.7 jaar (was in 2018 49.1 jaar).

Om het vaste personeel o.a. de tijd en ruimte te bieden om zich verder te ontwikkelen zijn tijdelijke krachten ingezet:

• Controller (ZZP-er)
• Drie ZZP-ers hebben ondersteuning geboden (binnen het team P&C) op de afdeling Financiën & Bedrijfsvoering op verschillende momenten gedurende 2019.
• Twee uitzendkrachten hebben ondersteuning geboden op de financiële administratie en twee op de afdeling Klant & Maatschappij.
• Drie medewerkers zijn gedetacheerd binnen de afdeling Klant & Maatschappij.

De ondernemingsraad bestaat uit vier leden (één vacature) en heeft in het verslagjaar zes keer vergaderd met de bestuurder en tweemaal met het presidium van de Raad van Commissarissen.

Patrimonium is aangesloten bij Loopbaaninitiatief. Dit is een initiatief van noordelijke corporaties waarin aan medewerkers de mogelijkheid wordt geboden in de regio opleidingen te volgen. Binnen Loopbaaninitiatief worden ook vacatures gedeeld.

Als organisatie nemen we onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. We vinden het belangrijk om stagiaires kansen te bieden om zich te oriënteren op diverse functies binnen onze organisatie. In 2019 hebben negen stagiaires van diverse (v)mbo en hbo opleidingen een stage bij ons gelopen.

Patrimonium is een erkend leerbedrijf en bood in het verslagjaar een leerling van het Friesland College in Heerenveen onder contract van Werk- en Vakmanschap een werkleertraject. Enkele medewerkers zijn leermeester en praktijkbegeleider om deze leerling te begeleiden in de technische en sociale kanten van het onderhoudsvak.

Vanuit onze missie, visie en identiteit willen we mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt kansen bieden. Dit doen wij al jaren door medewerkers van Iederz en Werkpro in te huren en hen werk te bieden. Daarnaast bieden wij mensen die in een traject bij het UWV zitten een kans om bij ons te re-integreren of werkervaring op te doen.

Binnen de organisatie zijn diverse regelingen gemaakt of geactualiseerd. De CAO en de mogelijkheden om flexibelere te werken zijn besproken binnen alle teams, zodat werk en privé beter op elkaar aansluiten. Ook zijn er sessies georganiseerd waarin onze christelijke identiteit en de waarde die wij daaraan hechten zijn besproken. Dit heeft geresulteerd in een geactualiseerd kader over onze identiteit.

Het gemiddelde verzuimpercentage in 2019 is 3,8% (2018: 5,35%), de meldingsfrequentie is 0,83 (2018: 0,91). Het totaal aantal ziektedagen is 1074 (2018: 1231), bij 48 ziekmeldingen.

In 2019 is de planning- en controlcyclus verder uitgebreid met maandrapportages met stuurinformatie rondom de uitputting van de begroting, de voortgang van de projecten en de ontwikkeling van de kasstromen. De RvC heeft per kwartaal een verantwoordingsdocument ontvangen. Daarnaast is er per kwartaal gerapporteerd op de voortgang van de werkplannen. In 2020 zal de rapportage verder worden uitgebreid met de ingebruikname van Power BI, waardoor meer stuurinformatie beschikbaar komt.

In het verslagjaar is het door Ecorys uitgebrachte visitatierapport vastgesteld over de periode 2014 – 2017. We zijn trots op de behaalde prestaties, met een mooie waardering op alle onderdelen.  We nemen de aanbevelingen ter harte en hebben bij de totstandkoming van het beleidsplan 2020 – 2023 met de in het visitatierapport genoemde aandachtspunten rekening gehouden.

Patrimonium had de eer het werkbezoek van het Kennisnetwerk te organiseren op 3 september 2019, met als thema’s duurzaamheid en nieuwbouw. We kijken terug op een geslaagd programma met tevreden deelnemers.